Arkusz spisu z natury środków trwałych - 60 pozycji POMOCNIKI Księgowego » druki.gofin.pl » Rachunkowość (w tym BILANS w formacie XML) » Druki inwentaryzacyjne dotyczące środków trwałych Arkusz spisu z natury środków trwałych - 20 pozycji Arkusz spisowy jest dokumentem, na którym zespoły spisowe ujmują na bieżąco wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów. Powinien on przedstawiać rzetelne i wiarygodne informacje na temat spisywanych składników majątku oraz dane niezbędne do uznania go za dowód księgowy w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Aktywa podlegające spisowi z natury Inwentaryzacja aktywów drogą spisu z natury polega na ustaleniu ich stanu ilościowego poprzez ich przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. Ze swej istoty spis z natury obejmuje aktywa w postaci rzeczowej (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Dotyczy on środków trwałych (z wyjątkiem tych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości inwentaryzowanych w drodze weryfikacji), zapasów oraz środków pieniężnych w kasie. Inwentaryzacja w formie spisu z natury obejmuje także znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych podmiotów, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te podmioty o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Arkusz spisu dowodem księgowym Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji trzeba odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Obowiązek ten został na jednostki prowadzące księgi rachunkowe nałożony mocą art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ustawodawca nie określił jednak, w jakiej formie dokumenty rozliczające inwentaryzację powinny zostać przygotowane. W praktyce drukiem, który jest najczęściej wykorzystywany do udokumentowania spisu z natury, jest arkusz spisu z natury (tzw. arkusz spisowy). Aby mógł on zostać uznany za dowód księgowy i stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych dotyczących rozliczenia wyników inwentaryzacji, powinien obejmować dane wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Składowe arkusza spisowego Elementy, jakie należy zawrzeć w arkuszu spisu z natury, zostały określone w pkt 65 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Wynika z niego, że formularz arkusza spisowego składa się z 3 części, tj. nagłówka, tabeli z polami i zakończenia. W nagłówku zamieszcza się co najmniej: nazwę jednostki, numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany, identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej, datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu, skład zespołu spisowego. W tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki zapasów z podaniem: liczby porządkowej spisywanej pozycji (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno), identyfikacji spisywanego asortymentu (nazwy, symbolu – indeksu lub kodu, ewentualnie bliższego określenia spisywanego składnika), jednostki miary i jeżeli to konieczne – jednostki miary stosowanej w bieżącej ewidencji księgowej, stanu ilościowego, a ewentualnie także ceny jednostkowej i wartości zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową, zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową. W tabeli przedstawia się również uwagi. Przykładowo mogą one dotyczyć oceny przydatności gospodarczej zapasów, dokonania ponownego spisu z natury czy obecności kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta. W części ostatniej formularza, tj. w zakończeniu, dokonuje się zaznaczenia ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym. Następuje to przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: „Spis zakończono na pozycji….” z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją. Jeżeli były dokonywane poprawki, to należy je wymienić z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji „W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach…”. W zakończeniu formularza podpisy składają wszyscy członkowie zespołu spisowego oraz osoba odpowiedzialna za zapasy lub osoba ją reprezentująca (z ewentualnymi uwagami czy zastrzeżeniami). Gdy osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu zamieszcza się na ten temat stosowną adnotację. Dokument arkusza spisowego może wymagać dodatkowej rozbudowy. Będzie tak np. wówczas, gdy różnice inwentaryzacyjne są ustalane i wykazywane w arkuszach spisowych. Potwierdzenie przyjęcia arkuszy Zanim zespoły spisowe przystąpią do czynności inwentaryzacyjnych, następuje wydanie im odpowiedniej liczby arkuszy spisowych. Zaleca się, aby arkusze te zostały wcześniej ponumerowane i oznaczone w taki sposób, aby nie było możliwości ich zamiany. W praktyce z chwilą ich ponumerowania formularze te są traktowane jako tzw. druki ścisłego zarachowania (tj. druki, które są objęte kontrolą przez cały okres ich posiadania przez jednostkę, podlegające ilościowej kontroli zużycia). Chociaż nie wynika to z przepisów, wymagane jest, aby osoba, która pobrała druki do wykorzystania, potwierdziła ich odbiór. Po zakończonym spisie z natury ma obowiązek rozliczyć się z nich. Wtedy ich odebranie powinno zostać pokwitowane przez osobę odbierającą. Za rozliczenie arkuszy spisowych odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba bezpośrednio przez niego wskazana. Generowanie arkuszy z systemu komputerowego Jeżeli system informatyczny zapewnia wydruk arkuszy spisowych przed rozpoczęciem spisu, należy zachować opisane już wymagania dotyczące tych formularzy. Należy podkreślić, że posługiwanie się podczas spisu z natury arkuszami z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki zapasów (np. nazwa, numer indeksu, jednostka miary) może wpływać ujemnie na poprawność jego przeprowadzenia. W takim bowiem przypadku spis następuje najczęściej zgodnie z wynikającą z arkuszy kolejnością składników, co z kolei przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury (czyli w porządku odpowiadającym kolejności miejsc składowania zapasów). Z tego względu dany podmiot powinien rozważyć, czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu. Ważne jest również, że jeśli w wydrukach arkuszy podawany jest stan ewidencyjny zapasów, podważa to rzetelność spisu. Sugeruje bowiem oczekiwany ich stan (pkt 67 stanowiska KSR). Wypełnianie arkuszy Każdy arkusz spisowy wypełnia się w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie zaleca się robienia notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy (pkt 66 stanowiska KSR). Arkusze spisu z natury wypełniane są etapami (patrz ramka). Zespoły spisowe na arkuszach spisu z natury generalnie nie wpisują wartości spisywanych składników majątku. Nie dysponują bowiem takimi informacjami. Wycena spisanych aktywów dokonywana jest w terminie późniejszym przez pracowników działu księgowości (pkt 82 stanowiska KSR). Z żadnych przepisów nie wynika, w ilu egzemplarzach sporządza się arkusz spisu z natury. W praktyce są to zazwyczaj 2 egzemplarze, z czego jeden otrzymuje dział finansowo-księgowy, a drugi (kopię) osoba odpowiedzialna materialnie. Zwrot arkuszy Po zakończeniu spisu na danym polu zespół spisowy zwraca przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonemu przez niego członkowi komisji: a) wszystkie wykorzystane i niewykorzystane, w tym błędnie wypełnione i anulowane (unieważnione) arkusze spisowe, b) inne dokumenty, które zawierają informacje o przebiegu spisu z natury. Przewodniczący komisji rozlicza, z wykorzystaniem zestawienia kontrolnego, zwrócone arkusze spisowe oraz sprawdza kompletność i poprawność ich wypełnienia (pkt 78 stanowiska KSR). Poprawianie błędów w arkuszach spisowych Dokumenty spisowe wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy poprawia się poprzez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną oraz umieszczenie daty (art. 22 ust. 3 i art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W pozostałych przypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek w arkuszu spisu z natury z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu (pkt 68 stanowiska KSR). Etapy wypełniania arkuszy spisowych » Przed rozpoczęciem czynności spisowych uzupełnia się nagłówek arkusza, w którym zamieszcza się nazwę jednostki, numer kolejny arkusza (o ile nie został on z góry nadany), nazwę i numer pola spisowego (np. magazynu) i przedmiotu spisu, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu, skład zespołu spisowego. » Podczas czynności spisowych zespół spisowy ujmuje w arkuszach na bieżąco wyniki dokonanych pomiarów stanu poszczególnych składników aktywów. W toku spisu z natury arkusz uzupełnia się o liczbę porządkową spisywanej pozycji, identyfikator spisywanego asortymentu i jednostki miary oraz stan ilościowy. » Po zakończeniu spisu zaznacza się ostatnią pozycję arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym. Dokonuje się tego przez zamieszczenie pod ostatnią pozycją arkusza odnoszącego się do danego pola spisowego treści: „Spis zakończono na pozycji…” z podaniem jej numeru. Innym rozwiązaniem jest zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją. Wypełnione arkusze spisowe podpisują wszyscy członkowie zespołu spisowego i osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem, co oznacza, że nie ma ona zastrzeżeń do ustaleń zawartych w arkuszach. Osoba odpowiedzialna może też odmówić podpisu i w takim przypadku powinna możliwie szybko uzasadnić przyczyny odmowy. Po tych czynnościach nie dokonuje się żadnych zmian w arkuszach spisowych (pkt 76 stanowiska KSR). » Jeżeli spis trwa dłużej niż jeden dzień, to na koniec każdego kolejnego dnia zaznacza się w arkuszu spisowym pozycję, na której zakończono spis. Zespół spisowy deponuje arkusze spisowe u przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonego przez niego członka komisji. Po zakończeniu czynności spisowych danego dnia zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem wymagają pola spisowe, na których następnego dnia będzie kontynuowany spis (pkt 77 stanowiska KSR). Przykładowy arkusz spisu z natury MAKO Sp. z ul. Nizinna 5, Toruń strona nr 1 Arkusz spisu z natury nr . . . 1/2018 . . . Nazwa lub numer pola spisowego: . . . Magazyn nr 1 . . . Przedmiot spisu: . . . towary . . . Osoba odpowiedzialna materialnie: . . . Piotr Janecki . . . Skład zespołu spisowego: Adam Drozd – specjalista ds. sprzedaży Wojciech Myszka – pracownik administracyjny Osoby obecne przy spisie: . . . Piotr Janecki . . . Spis z natury na dzień: . . . r. . . . Spis rozpoczęto dnia: . . . r. o godz. 900 . . . Spis zakończono dnia: . . . r. o godz. 1300 . . . Poz. Symbol Nazwa składnika Jednostka miary Ilość ustalona podczas spisu Cena jednostkowa Wartość Uwagi zł gr zł gr 1. D1226B deska bukowa m2 2. D1275D deska dębowa m2 3. PAL14C farba czarna l 116 4. LOK16L lakier l 57 Podpisy zespołu spisowego: Adam Drozd Wojciech Myszka Podpis osoby odpowiedzialnej materialnie: Piotr Janecki Spis zakończono na pozycji: 4 Wycenił (a): . . . . . . . . . . . . Podstawa prawna Ustawa z dnia r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.) autor: Monika Kuźbińska Gazeta Podatkowa nr 90 (1547) z dnia 2018-11-08 Czytaj więcej na Metodą spisu z natury inwentaryzuje się: 1. Środki pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, które inwentaryzowane są metodą potwierdzenia salda). 2. Papiery wartościowe w postaci materialnej, czyli papiery, które mają formę dokumentu, są zapisane na papierze np. hipoteczne listy zastawne, weksle, czeki

Inwentaryzacja sama w sobie jest już procesem żmudnym i czasochłonnym. O ile jednak środki trwałe można w miarę łatwo scharakteryzować i uwzględnić w ewidencji, o tyle znacznie trudniej jest dokonać spisu składników trudno mierzalnych i niedostępnych. Składniki trudno mierzalne w ewidencji Zmierzyć, przeliczyć lub zważyć nie można np. składników majątku, które występują w dużych partiach. Mogą to być tak samo składniki w partiach sypkich (np. zboża) albo przestrzennych, jak również przechowywane w zwałach, zasobnikach bądź zbiornikach (np. węgiel, koks czy paliwo). Jeśli z oczywistych przyczyn nie jest możliwe wykonanie technicznych obliczeń, wykorzystuje się tzw. szacunek. Istotne są w nim matematyczne wzory na objętość bryły i dodatkowe informacje, które należy ustalić już we własnym zakresie, ale w zgodzie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi obmiarów jednostkowych ciężaru objętościowego. Szacunkową ilość uzyskuje się po uprzednim pomnożeniu objętości (liczonej w metrach sześciennych) przez ciężar właściwy danego składnika. By usprawnić tworzenie spisu, najlepiej jest zawczasu przygotować wykaz ciężarów konkretnych składników trudno mierzalnych. Warto pamiętać, że gdy ciężar właściwy nie jest znany, można go w prosty sposób ustalić. Wystarczy trzy razy zważyć metr sześcienny danego materiału z różnych stron bryły, a z otrzymanych wyników wyliczyć średnią. Przy takich szacunkowych obliczeniach trudno uniknąć błędu, ale można go zminimalizować. Przede wszystkim warto zadbać o to, by dane składniki zapasu uformować w bryłę, której objętość można łatwo wyliczyć. W obliczeniach warto też pamiętać o naturalnych właściwościach składnika, które także mogą mieć znaczny wpływ na otrzymany wynik. Z tego względu warto, by pomiary zawsze wykonywały doświadczone osoby. Wszystkie wykonywane obliczenia techniczne należy przechowywać jako załączniki do arkuszy spisowych. Nawet jednak jeśli obliczenia zostaną starannie wykonane, nie sposób ustrzec się błędów. Właśnie dlatego koniecznie opracować trzeba dodatkowo procentowy wskaźnik różnic pomiędzy stanem ewidencji a stanem spisanym, który można uznać za nieistotny i, który nie będzie wymagał wprowadzania korekty do stanu ewidencyjnego aktywów. Decyzję o tym, czy wskaźnik mieści się w normie i czy konieczna jest korekta podjąć mogą przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wraz z głównym księgowym. Składniki niedostępne w ewidencji Niektóre składniki z przyczyn fizycznych określane są jako niedostępne. Są to elementy wysokościowe albo rurociągi. W ich przypadku można jednak zastosować inwentaryzację uproszczoną. W takich wypadkach składniki majątku spisać należy w przybliżeniu, a ich stan ilościowy określić na podstawie obliczeń szacunkowych lub technicznych. Ze stosowanych metod obliczeniowych wykorzystuje się zazwyczaj szacunek, ekspertyzy, porównanie albo próbę reprezentatywną. Podobnie jak w przypadku składników trudno mierzalnych, składniki niedostępne obliczyć mogą tylko osoby posiadające niezbędne do tego kwalifikacje i wyznaczone przez kierownika jednostki. Mogą to być tak samo pracownicy przedsiębiorstwa lub rzeczoznawcy. Jakie składniki należy uwzględnić w spisie z natury? W ewidencji uwzględnić należy materiały podstawowe, towary handlowe, półprodukty, braki, jak również odpadki. W spisie należy uwzględnić także składniki, które znajdują się poza jednostką (np. sprzęty i urządzenia użytkowane przez pracowników przedsiębiorstwa poza miejscem pracy). W przypadku gdy towary straciły swoją wartość użytkową, istnieje możliwość przyjęcia niższej ceny od ceny nabycia lub kupna. Wpisów do arkuszy należy dokonywać od razu po ustaleniu stanu każdego składnika i wybrać dla niego takie jednostki miary, które można ująć w ewidencji ilościowej. Umożliwi to późniejsze rozliczenie inwentaryzacji oraz ustalenie różnic. W razie popełnienia błędu, można go skorygować. Zapis należy skreślić w sposób czytelny, a następnie wpisać zapis prawidłowy, a zmiana powinna zostać opatrzona podpisem osoby odpowiedzialnej materialnie oraz kompetentnej osoby z zespołu spisowego. Poprawkę należy uwzględnić także w protokole opisowym. Artykuł został przygotowany przez SmartMedia - inwentaryzacja spis z natury.

. 19 563 144 661 494 382 280 328

arkusz spisu z natury ilościowy